ULUSLARARASI AKADEMİK EĞİTİM VE SAĞLIK VAKFI (ULAKEV)

GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

 

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın (“Politika”) amacı, veri sorumlusu olarak ULUSLARARASI AKADEMİK EĞİTİM VE SAĞLIK VAKFI (“ULAKEV”) tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen yöntemler konusunda bilgilendirme sunmaktır. Bu kapsamda müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, tedarikçi ve işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ile sair üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri işlenen kişileri (“İlgili Kişiler”) aydınlatmak hedeflenmektedir.

 

2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Uygulanacak İlkeler

ULAKEV tarafından işlenen tüm kişisel veriler Kanun’da öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlenmektedir.  Bu kapsamda kişisel veriler,

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun işlenmektedir.
• Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması sağlanmaktadır.
• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmektedir.
• İşlendikleri yasal amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılmakta ve açıklanmaktadır.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir.

 

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

ULAKEV, kişisel verileri Kanun’un 4. Maddesi kapsamında belirtilen ilkelere, Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına ve aşağıdaki amaçlara uygun olarak işlemeyi taahhüt eder:

a) Hizmet sağladığımız gerçek ve tüzel kişiler ile tedarikçi ve iş ortaklarımız için:

• Sunulması hedeflenen her türlü hizmet sunumunun ve ifasının yerine getirilmesi
• Potansiyel hizmet faaliyetleri için gerekli bilgi alışverişi ve paylaşımı hâli
• Bu faaliyetlerin yerine getirilmesine yönelik ek hizmetlerin (danışmanlık, iletişim vb.) yerine getirilmesi
• Sunulan hizmetlerin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi, ticari faaliyet ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması
• Müşteri taleplerinin ve şikayetlerinin yönetimi ile takibi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
• Hukuki süreçlerin ve resmî kurumlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası

b) Çalışanlar için:

• İş, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, vergi vb. mevzuattan kaynaklanan hakların kullanılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• İş hukukundan kaynaklanan uyuşmazlıkların çözümü
• Kurumsal planlamaların yapılabilmesi
• İş yerinde düzen, kontrol, güvenlik, yönetim ve uyumun sağlanması
• İşe alım süreçlerinin gerçekleştirilmesi
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ULAKEV’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hâller

 

4. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri

ULAKEV tarafından kişisel veriler otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilmektedir. Bu süreçler Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ile işbu Politika’da belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda yürütülmektedir. İlgili kişilerin açık rızasının gerekli olduğu durumlarda da gerekli aydınlatma metni ve açık rıza metninin İlgili Kişiler’ce okunması ve onaylanması suretiyle açık rızaları alınmaktadır. Bu kapsamda ULAKEV, kişisel verileri;

• Ticari faaliyetini sürdürmesi amacıyla yaptığı ticari işlem, görüşme ve sözleşmelerin                                  ifası esnasında gerçek kişilere ve tüzel kişilerin hissedarlarına, yönetim kurulu üyelerine, temsilcilerine, imza yetkililerine, çalışanlarına ilişkin kişisel veriler elde edilmesiyle,
• İstihdam ihtiyacını karşılamak amacıyla çalışan adayları ile yapılan görüşmeler esnasında elde edilen genel ve özel nitelikli kişisel verilerin toplanmasıyla,
• Çalışan ile iş sözleşmesinin imzalanması ve iş sözleşmesinin ifası esnasında genel ve özel nitelikli kişisel veriler elde edilmesiyle,
• Ayrıca idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla kişisel veriler elde ederek,
• İnternet veya e-posta adresimiz üzerinden yürütülen bilgi paylaşımı, iletişim ve yazışmalar aracılığıyla,
• Şahsen yahut üçüncü kişi aracılığıyla her türlü sözlü, yazılı, fiziki veya elektronik vasıta ile ulaştırılan bilgi ve kayıt formları, iş başvuru ve bildirim formları ile dilekçeler gibi kanallar aracılığıyla,

toplamaktadır.

 

5. Kişisel Veri İşleme ve Aktarım İzni

ULAKEV tarafından kişisel verilerin yurtiçinde işlenmesi ve üçüncü gerçek ve tüzel kişilere aktarımı, veri sahibinin açık rızası ile mümkündür. KVKK m. 5 uyarınca, açık rıza yoksa kişisel veriler;

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisi ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olduğunda,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerektiğinde,
• ULAKEV’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması durumunda,
• Kişisel veri, veri sahibi tarafından alenileştirildiğinde,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerektiğinde,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ULAKEV’in meşru menfaatleri için gerekmesi durumunda

işlenebilir.

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. ULAKEV tarafından, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve aktarımı ise İlgili Kişiler’in açık rızası ile mümkündür. Açık rıza yoksa;

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin olmayan özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetlerinin planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

Kişisel verilerin yurtdışında işlenmesi ve üçüncü gerçek ve tüzel kişilere aktarımı, İlgili Kişiler’in açık rızası ile mümkündür. Açık rızanın olmadığı durumlarda kişisel veri aktarımı, Kanun’un m. 5/2 ve m. 6/3 hükümlerinde yer alan şartların birinin ve aşağıdaki şartların varlığında gerçekleştirilebilir:

• Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nca (“Kurul”) belirlenerek ilan edildiği üzere yeterli korumanın bulunması hâli
• Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması durumunda.

Kişisel veriler ayrıca, uluslararası sözleşme hükümleri saklı kalmak üzere, ülkenin veya İlgili Kişi’nin menfaatinin ciddi bir şekilde zarar göreceği durumlarda, ancak ilgili kamu kurum veya kuruluşunun görüşü alınarak Kurul’un izniyle yurt dışına aktarılabilir.

 

6. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi

İlgili kişiler, ULAKEV’e başvurarak kendisiyle ilgili aşağıdaki hakları kullanabilir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• Kanun’un 7. Maddesi çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Yukarıda belirtilen hakların kullanılması için İlgili Kişiler, taleplerini ULAKEV’e aşağıda belirtilen iletişim kanalları ile yöneltebilirler:

Başvuru Yöntemi	Başvuru Adresi
Tarafınıza ait el yazısıyla imzalanmış ve geçerli bir kimlik belgesi ile şahsen veya noter marifetiyle	Fidanlık Mah. , Ziya Gökalp Cad. , Şener-Onar İş Merkezi , No: 23/5 , Kat: 2 , Posta Kodu: 06420 , Kızılay , Çankaya / ANKARA
Güvenli elektronik imzalı veya mobil imzalı dilekçe ile tarafınıza ait e-posta adresi aracılığıyla ya da tarafınızca daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle	[email protected]
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunludur: Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya kimlik numarası, Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, Talep konusu

 

7. Kişisel Verilerin Doğru ve Güncel Olarak Muhafaza Edilmesi, Güvenliği ve Korunmasına İlişkin Önlemler

ULAKEV, kişisel verilerin doğru ve güncel olarak muhafaza edilmesi, güvenli ortamlarda saklanması ve kaybolması, değiştirilmesi veya hukuka aykırı olarak kullanılmasının önlenmesi için Kişisel Verilerin Korunması Kurumu (“Kurum”) tarafından yayınlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberi doğrultusunda gerekli idari ve teknik önlemleri alır.

Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacak ve işleme amacı dışında kullanmayacaktır. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam edecektir.

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, ULAKEV gerekli önlemlerin alınabilmesi açısından bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirecektir.

 

 

 

8. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonimleştirilmesi

İşbu Politika’da belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel veriler işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında, ULAKEV tarafından belirlenen saklama süreleri geçtiğinde yahut mevzuatın belirlediği süreler geçtiğinde, Kurum tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ndeki ilke ve yöntemler uyarınca silinecek, makul ve ölçülü olmak kaydıyla gerek görüldüğü takdirde anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilebilecektir.

9. Kişisel Verilerin Korunması Politikasında Yapılacak Değişiklikler

ULAKEV, Politika’da faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde veya yasal gereklilik doğduğunda değişiklikler yapabilir. Söz konusu değişiklikler, değişikliğe uğramış olan Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası metninin www.ulakev.org internet sitesi adresinde yayımlanması ile birlikte geçerlilik kazanır. Ayrıca, yapılacak değişikliklerle ilgili elektronik posta yahut işyerindeki yeterli ilan ve bildirim vasıtaları ile çalışanlara bildirimde bulunulur.

 

 

INTERNATIONAL ACADEMIC EDUCATION AND HEALTH FOUNDATION (ULAKEV)

PRIVACY AND PERSONAL DATA PROTECTION POLICY

 

1. Purpose of the Privacy and Personal Data Protection Policy

The purpose of this Privacy and Personal Data Protection Policy (“Policy”) is to provide information on the personal data processing activities and the methods adopted for the protection of personal data carried out in accordance with the Personal Data Protection Law No. 6698 (“Law”) and relevant regulations by INTERNATIONAL ACADEMIC EDUCATION AND HEALTH FOUNDATION (“ULAKEV”) as the “data controller”. In this regard, it is aimed to inform the natural persons whose personal data are processed (“Data Subjects”), particularly our customers and service users, employees, employee candidates, shareholders and officials of the suppliers and institutions we cooperate with as well as other third parties.

 

2. Principles on the Processing of Personal Data

All personal data processed by ULAKEV are processed in accordance with the regulations stipulated in the Law. In this respect, personal data are,

a. Processed in accordance with the law and in good faith,

b. Ensured to be accurate and up-to-date when necessary,

c. Processed for particular, explicit and legitimate purposes,

d. Used and disclosed in connection with the legal purpose for which they are processed in a limited and measured way.

e. Stored for the period required by the relevant legislation or for the duration of the purpose for which they are processed.

 

3. Purpose of Processing Personal Data

ULAKEV undertakes to process personal data in accordance with the principles set forth in Article 4 of the Law, the personal data processing conditions specified in Articles 5 and 6 of the Law for the following purposes:

 

a) Regarding the natural and legal persons that we provide services, as well as our suppliers and business partners:

a. Fulfilment of all kinds of service delivery and performance be provided

b. Share or exchange of relevant information necessary for potential services and business activities

c. Fulfilment of additional services (consulting, communication, etc.) for the fulfilment of commercial and business activities

d. Improving and developing the services offered, determining and implementing commercial activities and business strategies

e. Management and follow-up of customer requests and complaints,

f. Planning information security processes, creating and managing infrastructures for information technologies,

g. Follow-up and execution of legal processes and required communications with public institutions and authorities,

 

b) Regarding our employees:

a. Exercising the rights arising from the relevant legislation and fulfilling the obligations provided therein, including the subjects of occupational health and safety, social security, tax, etc.

b. Resolution of disputes arising from employment contracts,

c. Development of corporate planning and management,

d. Ensuring order, control, safety, management and compliance within the workplace,

e. Conducting recruitment processes,

f. For any purpose serving the legitimate interests of ULAKEV where data processing is mandatorily required, on the condition that such processing does not harm the fundamental rights and freedoms of the data subject concerned.

 

4. Methods of Collecting Personal Data

Personal data can be collected by ULAKEV verbally, in writing or electronically, with automatic or non-automatic methods and similar means. These processes are carried out in line with the personal data processing conditions and purposes specified in Articles 5 and 6 of the Law and the legal reasons specified in this Policy. Where the explicit consent of the Data Subjects are required as per Law, it is obtained with the clarification text informed to and the explicit written consent given by the Data Subject. In this context, ULAKEV may collect personal data by,

 

a. Obtaining personal data of natural persons or legal persons’ shareholders, members of the board of directors, representatives, signatories and employees during the execution of commercial transactions, negotiations and contracts for the purpose of conducting its commercial activities,

b. Collecting general and special categories of personal data obtained during the interviews with the employee candidates in order to meet the employment needs,

c. Negotiating and signing employment contract with the employee and obtaining general and special personal data during the performance of the employment contract,

d. In addition, by obtaining personal data through notifications from administrative and judicial authorities and other communication channels,

e. Information-sharing, communication and correspondence carried out on the internet or via our e-mail address,

f. Channels of any verbal, written, physical or electronic means, including but not limited to, information, application and registration forms, job application and notification forms or petitions delivered personally or by third parties to ULAKEV.

 

5. Permission to Process and Transfer Personal Data

The processing of personal data within the country and its transfer to third parties by ULAKEV is possible with the explicit consent of the Data Subject. Under the Article 5 of the Law, in the absence of explicit consent, on the ground of one of the conditions laid down below, personal data may be processed if:

a. It is expressly provided for by law,

b. It is necessary for the protection of the life or bodily integrity of the person himself or someone else, who is unable to express his consent due to actual impossibility or whose consent is not legally valid,

c. It is directly related to the formation or performance of a contract and the processing of the personal data of the parties to the contract is required,

d. It is necessary for ULAKEV to fulfil its legal or statutory obligations,

e. Personal data is made public by the Data Subject,

f. It is necessary for the establishment, exercise or protection of a right,

g. It is compulsory for the legitimate interests of ULAKEV, provided that it does not harm the fundamental rights and freedoms of the Data Subject concerned.

Data regarding race, ethnic origin, political opinion, philosophical belief, religion, sect or other beliefs, disguise and dress, membership in associations, foundations or unions, health, sexual life, criminal convictions and security measures, and biometric and genetic data are of special category of personal data. The processing and transfer of such data by ULAKEV is possible with the express consent of the Data Subjects. If there is no express consent,

a. Special categories of personal data not related to health and sexual life may be processed without seeking the explicit consent of the Data Subject in cases stipulated by the laws.

b. Personal data related to health and sexual life can only be processed by persons who are under the obligation of confidentiality or by authorized institutions and organizations for the purposes of protecting public health, preventive medicine, medical diagnosis, treatment and care services, planning and management of health services.

The processing of personal data abroad and its transfer to third parties abroad is possible with the explicit consent of the Data Subjects. In cases where there is no explicit consent, personal data can be transferred in the presence of one of the conditions in the provisions of Article 5/2 and 6/3, with the additional fulfilment of the following conditions:

a. Providing adequate protection for personal data as determined and announced by the Personal Data Protection Board (“Board”)

b. In the absence of adequate protection, upon the Board’ permission, commitment in writing by data controllers in Turkey or in the relevant foreign country to provide adequate protection.

In cases where the interests of the Republic of Turkey or the Data Subject may be seriously harmed, without prejudice to the provisions of the international conventions, personal data can be transferred abroad, only with the permission of the Board and after obtaining the opinion of the relevant public institution or organization.

6. Observation of the Rights of the Data Subject

Data Subjects have the rights regarding their personal data to:

a. Be informed whether personal data about them is processed,

b. If personal data is processed, be informed of what data is processed and what the purpose of data processing is and whether they are used in accordance with their purpose,

c. Learn the purpose of processing personal data and whether they are used in accordance with the purpose,

d. Learn about the third parties to whom personal data is transferred within the country or abroad,

e. Request the correction of incomplete or incorrectly processed personal data and the notification of such circumstance to third parties to whom personal data is transferred,

f. Request the deletion or destruction of personal data and the notification of the situation to third parties to whom personal data is transferred, in case the reasons requiring the processing of such data cease to exist within the framework of Article 7 of the Law,

g. Object to the emergence of a result against their interest due  to the analysis of the processed data exclusively through automated systems,

h. Demand compensation for the damages, in case of loss incurred due to unlawful processing of personal data.

In order to exercise the above-mentioned rights, Data Subjects can direct their requests to ULAKEV through the following communication channels:

 

Application Method	Application Address
With a written petition signed by your handwriting and personally delivered with valid ID document or by a notary public	Fidanlık Mah. , Ziya Gökalp Cad. , Şener-Onar İş Merkezi , No: 23/5 , Kat: 2 , Posta Kodu: 06420 , Kızılay , Çankaya / ANKARA
With an electronic petition with secured electronic signature or mobile signature, via your e-mail address or by using your e-mail address previously notified by you and registered in our system	[email protected]
In accordance with the Communiqué on the Application Procedures and Principles to the Data Controller, the following information must be included in your application: i. Name, surname and signature, ii. National ID for the citizens of the Republic of Turkey and for foreigners, their nationality and passport number or identification number, iii. Domicile or workplace address for notification, iv. E-mail address, telephone and fax number for notification, (if available) v. Subject of Request

 

 

7. Measures Regarding Accurate and Up-to-Date Storage, Security and Protection of Personal Data

ULAKEV my undertakes the necessary administrative and technical measures in line with the Personal Data Security Guide published by the Personal Data Protection Authority (“Authority”) in order to keep personal data accurate and up-to-date, to store them in secure environments and to prevent their loss, alteration or unlawful use.

Employees will not disclose the personal data they have learned to others in violation of the provisions of the Law and will not use them for purposes other than the relevant processing purpose within this Policy. This obligation of secrecy and confidentiality shall continue indefinitely after the period of their employment.

In case the processed personal data is retrieved obtained by others unlawfully, ULAKEV will notify the Data Subject and the Board as soon as possible so that necessary measures can be taken.

 

8. Deletion, Destruction or Anonymization of Personal Data

Personal data processed for the purposes specified in this Policy will be deleted in accordance with the principles and methods in the Guide to Deletion, Destruction or Anonymization of Personal Data published by the Institution, when the purpose that requires the processing is no more existent, when the retention periods determined by ULAKEV have passed or when the periods determined by the legislation have passed. Personal data may reasonably and measurably continue to be used by being anonymized if deemed necessary.

 

9. Changes to the Personal Data Protection Policy

ULAKEV may make changes in the Policy to the extent required by its activities or when legal or statutory requirements may arise. The said changes become valid with the publication of the revised text of the Privacy and Personal Data Protection Policy on the website www.ulakev.org. In addition, employees shall be notified of the changes to be made by e-mail or by adequate announcement and notification means at the workplace.